スムーズなやり取り=円滑なビジネス
スムーズなやり取りができれば円滑なビジネスが行えると考えています。特に返信スピードについては意識しています。返信スピードが早いということは相手に対して優先度が高いということだと考えています。誰だって自分自身への優先度が高いと嬉しくなると思います。そういうわけで相手がどの程度私のことを重要だと考えているのかを判断します。もし、返信が遅い場合はこちらも遅くなりますしそもそも関係を終わらせることもあります。
返信が普段から遅い方は仕事ができない人あるいは私に対する優先度の低い人だと判断します。私以上に優先度の高い方がいるというのは仕方ないと思います。それでも何日も返信がないというのはNGですね。これまで返信の遅さから税理士さんや保険の営業担当を変更したことがあります。
ただし、土日祝日や深夜にも返信をして欲しいと言っているわけではありません。あくまでも業務時間中でのスピードを重視しているということです。メールでの返信が面倒という方もいらっしゃるかもしれせん。その場合は電話でも良いかもしれませんね！次の項目でスピード以外の観点から円滑なコミュニケーションを行う秘訣について解説しています。
ビジネスでのコミュニケーションのポイント
もし誰かと信頼関係を築きたいと考えているのであればメールやチャットのやり取りに少し工夫してみると良いと思います。他の人がなかなかできないことだからこそこういったことが当たり前にできれば評価は上がるでしょう。みんなが私と同じように考えているとは言えませんが、マイナスになることはないと思います。
回答に時間が掛かる場合はまずはその旨を伝える
質問や要望といったメールが来ることがあると思います。そのときにはまずメールを確認したという意味も込めてすぐに返信しましょう。調べてから返信するという旨を送りましょう。「メール確認いたしました。明日までに上長に確認してご連絡差し上げます。」といった文言で十分です。
その際にいつまでに調べるあるいは対応をするという期限まで付け加えると言うことなしです。メールを受け取ってから調べてものが終わってから返信すれば良いと考えるのは好ましくありません。意外とこういう方が多く進捗状況がわからず困ってしまうことがあります。
電話で不在だった場合もメールで一言伝えておく
取引先の方に電話で連絡をしても相手が忙しくて電話に出られないということもあるでしょう。不在だとわかれば留守電に入れるか簡単にメールで要件を伝えておくとスムーズです。留守電よりもメールの方が要件を伝えやすいかもしれません。私の場合メールで内容がわかるだけで安心します。このような配慮に対して丁寧な対応だなと感じます。
当記事のまとめ
今日は私が意識しているビジネス上のコミュニケーションについて紹介しました。スムーズなやり取りができれば円滑なビジネスを行えると思います。特にメールやチャットでの返信スピードを意識しています。
私は、返信スピードが早い方を信頼する傾向にあります。どんなに忙しくても一日一回はメールチェックができると思います。2,3日返信してこない方もいます。そういう方の場合私も関係を築くことを諦めてしまうことがあります。
税理士さん、取引先の方、弁護士さんなどメール・チャットワーク・電話・LINEですぐに連絡がとれる方とのみ関係を続けています。いつでも連絡がとれるというのは心強いですね。それでは今日はここで終わります($・・)/~~~
